Оборудование конференц-залов

Конференц-зал «на пятерку» или как создать идеальное место для особых случаев?

Конференц-зал в современном понимании – это комната, предназначенная для проведения переговоров, бизнес-приемов, собеседований, торжественных мероприятий, совещаний, форумов. Чтобы гарантировать успешный результат любой из упомянутых встреч, важно создать поистине удобный, функциональный и практичный зал. Мы не откроем Америку, если констатируем: о конференц-зале во многом судят по его техническому оснащению, о чем и «поговорим» подробнее в настоящем обзоре.

Что требуется от компании-интегратора или как должен быть оснащен зал?

Среди основных требований к процессу оснащения помещения:

• создание удобств для докладчика, ведущего, делегатов в президиуме, членов конференции и оператора;
• гарантия эффективности восприятия и усвоения участниками мероприятия информации, представленной в любой форме;
• организация комфортной интерактивной работы со слушателями;
• обеспечение централизованного удаленного контролирования и настройки специализированного оборудования зала;
• создание надежной технической базы:эта составляющая конференц-зала должна хорошо вписываться в оформление помещения, быть практически незаметной;
• смещение акцента на отказоустойчивость комплексного оборудования;
• обеспечение совместимости системы с различными видами оборудования для перспективы последующего расширения комплекса дополнительными элементами при необходимости;
• гарантия быстрого и нетрудоемкого монтажа/демонтажа президиума со всеми его составляющими в случае трансформации конференц-зала.

Поставить жирную галочку напротив каждого из пунктов поможет грамотно подобранное и установленное оборудование конференц-зала.

Система отображения данных

Выбор средств коллективного видеоотображения зависит от функционального назначения помещения и исходного архитектурно строительного решения конференц-зала.

Использование интерактивной доски с проектором или интерактивного LCD дисплея в качестве основного средства для показа оправдано только в случаях коротких и широких помещений длиной не более 9 метров.

Применение мультимедийного проектора с большим проекционным экраном – наиболее популярный вариант управления материалом и вниманием слушателей. Чаще используется моторизированный экран, полотно которого накладывается или прикрывает область маркерной или меловой доски.

Оборудование современного конференц-зала для заседаний нельзя представить без систем для коллективной демонстрации различных видео материалов. Самая универсальная система – это видеостена, построенная на основе LCD панелей с размерами от 42» до 65». Подобная комбинация дисплеев помогает организовать полиэкраны разного аспектного соотношения и масштаба. Такой подход позволяет отобразить не только одну цельную картинку, но и несколько изображений в одно время.

К элементам системы отображения данных относятся также источники различных форм контента: ноутбук, планшет на трибуне докладчика, компьютер, медиаплеер, кинопроектор и пр.

Система озвучивания

Микрофоны, компьютеры, аудиоплееры, системы конференц-связи,видеоконференцсвязь – это источники аудиоданных. Кроме них, современная система озвучивания включает оборудование для обработки и распространения сигналов, звукоусилители, системы для обеспечения акустики в конференц-зале.

Подробный состав качественного звукового обеспечения конференц-зала имеет следующий вид:

• оборудование АС – акустические системы в активном или пассивном исполнении. Выбор той или иной системы делается на стадии микропроектирования;
• усилители мощности (УМ). Оборудование этого типа выбирается с учетом применяемой АС;
• группа микширования, гарантирующая качественную коммуникацию и маршрутизацию звука. При выборе оборудования важно обозначить количество звуковых источников, каналов входа и выхода;
• аппаратура для звуковой обработки;
• группа источников звуковых данных, в которую входит оборудование с разъемом аудиовыхода на корпусе: микрофонные системы, плееры, элементы видеоконференцсвязи, гибриды телефонной линии.

Конференц-системы

Оборудование создано для продуктивной коллективной работы, предполагающей общение, дискуссию и переговоры, направленные на получение результата.

Сюда относятся:

1. Дискуссионная система.
2. Система синхронного перевода речи.
3. Система протоколирования.

Задача дискуссионной системы современного конференц-зала – обеспечение эффективной и бесперебойной среды мероприятия, комфорта участников и организация протокола встречи. Дискуссионная система предполагает применение пульта делегата и председателя, центрального и программных модулей.

Система синхронного перевода речи организует качественное управление за многоязычными мероприятиями. Многоканальное распределение звука обеспечивается с помощью проводного или беспроводного оборудования. Чтобы гарантировать лучшую защищенность от прослушивания и радиопомех, выбирают инфракрасные системы. Для мобильных задач подойдут радиосистемы.

Система протоколирования конференц-зала тесно связана с видеоконференцсвязью и технологическим телевидением. Чтобы гарантировать качество работы оборудования, важно корректно расположить нужное количество видеокамер, охватив весь масштаб помещения.

Система видеоконференцсвязи

Видеоконференцсвязь – разновидность современного инструмента организации совместной деятельности. Он упрощает управление онлайн-совещаниями и встречами, помогает проводить вебинары, онлайн-трансляции с большим количеством участников. ВКС позволяет добиться высокого уровня качества передачи данных – удается достичь «эффекта присутствия», объем воспринимаемой информации достигает 90%.

Существует 3 системы ВКС:

• групповая система – нужна для организации групповых сеансов видеоконференцсвязи;
• отраслевая система – используется в определенной области. Медицинская отрасль требует использования инструмента для проведения операций, юриспруденция – проведения кассационных и надзорных процессов, работникам нефтегазовой, строительной сфере необходимо оперативное поступление данных;
• мобильная система – переносной инструмент, применяемый для управления процессом в удаленных зонах, в экстремальных условиях. Оборудование помогает организовать полноценную встречу участников в нестандартных условиях. Аппаратура мультимедиа такого типа применяется государственными органами в случае принятия оперативных решений.

С помощью описываемого оборудования организация имеет все шансы повысить эффективность ведения бизнеса, уменьшить затраты на командировки, ускорить рабочий процесс, сэкономить время на встречах.

Система управления

Система управления и коммуникации, представленная сложным оборудованием, сравнима с человеческой нервной системой. Проведенная параллель помогает обозначить важность инструмента и его влияние на эффективность деятельности организации.

Комплекс занимается управлением состояния технической базы, позволяет руководить аудиовизуальными, инженерными, осветительными и климатическими системами. Современный инструмент помогает включить в работу любое устройство, превратить его в элемент единого целого. Если с оборудованием работать грамотно, оператор имеет возможность быстро настраивать и менять параметры устройств со своего рабочего места.

В конференц-зале можно использовать настенные проводные панели, беспроводные настольные сенсорные устройства, пульты управления. Достаточно нажать кнопку на панели оборудования, чтобы стартовать процесс управления. Интерфейс панели и сценарий работы устройств разрабатывается с учетом особенностей деятельности.

Система управления предполагает разделение прав доступа на базе иерархической структуры рабочего процесса, основываясь на этих правах, можно моделировать разные сценарии контроля. В составе системы может быть несколько панелей и пультов различной функциональности и уровня доступа. Инструмент, включающий панель управления, пульты, программные интерфейсы, обеспечить взаимосвязь со всем функционирующим оборудованием.

Роль центра интегрированного оборудования берет на себя контроллер. Он обеспечивает связь управляющих интерфейсов с периферийными устройствами, помогает оценить состояния всего оборудования и передает команды от панелей управления. Если в конференц-зале установлены сетевые устройства и программное обеспечение, руководить составляющими системы можно с любого компьютера в локальной сети.

Система коммуникации

Коммуникационное оборудование конференц-зала – это связующий элемент между источником данных и средством передачи информации (звуковой и визуальной). Правильно организованный инструмент обеспечивает должное качество передачи данных, удобство их использования и возможность модернизации.

Схема коммуникации рассчитывается и проектируется под ключ, исходя из индивидуальных характеристик проекта, архитектуры конференц-зала и применяемого оборудования. Даже при условии использования инновационных установок добиться бесперебойного функционирования устройств не удастся, если при проектировании коммуникационной схемы будут допущены ошибки.

В работе используются аналоговые и цифровые инструменты AV-коммутации. Выбор конкретной зависит от задач организации и условий эксплуатации. Качество обработки и передачи аудио сигналов определяется влиянием ряда факторов: класс аналого-цифровых и цифро-аналоговых преобразователей, расстояние от источника данных до конечных элементов и пр.

Особенность современных коммуникаций заключается в переходе на исключительно цифровые технологии. Преимущества AV-коммутации в возможности:

• автоматизации большого количества параметров и встроенных функций обработки;
• наладки гибкой коммуникации и легкости конфигурирования;
• обеспечения высокой помехозащищенности, отсутствия потери сигналов, компактности, высокой вычислительной мощности процессов;
• создания динамического распределения ресурсов и сигналов.

Состав коммуникационного комплекса конференц-зала представим в таблице ниже:

Освещение, вентиляция и кондиционирование конференц-зала

Освещение конференц-зала решает множество задач: создание комфортного и яркого освещения гарантирует высокий уровень концентрации всех членов; приглушенное фоновое освещение для трансляции презентационного материала или моторизированные светонепроницаемые шторы для защиты от солнечных лучей сделают просмотр максимально приятным; эффектное RGB-освещение позволит изменить цветовое решение, презентабельность, оформление помещения, станет выгодным элементом декора конференц-зала.

Любой грамотно оснащенный конференц-зал будет иметь несколько групп освещения, которые могут переключаться в различных вариантах в зависимости от сценария и характера мероприятия. Управления освещением в комнате добиваются с помощью регулирования яркости свечения установленных ламп.

Климат конференц-зала – еще одна важная деталь, которую стоит принять во внимание на момент проектирования помещения. Для того чтобы участники мероприятия не страдали от духоты или не простыли от кондиционера, источники вентилирования и кондиционирования стоит равномерно распределить по периметру комната и наладить грамотное авторегулирование температурного режима для конкретной работы. Управлять всем комплексом отопления, кондиционирования, вентиляции конференц-зала можно в рамках единой управляющей системы.

Конференц-зал: подходы и принципы в его техническом оформлении

При выработке оптимального решения по оснащению конференц-зала следует придерживаться человеко-ориентированного и системного подхода. Это касается всех граней оформления помещения оборудованием: звукового сопровождения, системы отображения данных и пр.

Среди базовых принципов организации технической базы помещения следующие:

• в центре внимания комнаты находится аудиовизуальная зона или зона участников мероприятия. Чаще обычного в практике можно встретить конференц-зал с традиционным средством отображения информации – видеостенойили проекционным экраном;
• при организации комплекса звукоизоляции особое внимание уделяется зоне президиума. Ее располагают на подиуме, на столе место персональной интерактивной ЖК-панели, дисплея для дистанционного контроля и пр.;
• трибуна докладчика – еще одна важная зона, без которой не существует ни один конференц-зал. Здесь размещается типичное оборудование: сенсорный дисплей для управления презентацией, пара микрофонов «на гусиной шее» с подставкой и индикаторами для речевого усиления;
• конференц-зал без слушателей – это не конференц-зал. Кресла участников мероприятия могут быть оборудованы наушниками для синхронного перевода, пультами для голосования и розетками для подключения микрофонов, ноутбуков и прочего оборудования;
• рабочее место оператора – область ключевого оборудования – инструментов для контроля над всеми комплексами и подсистемами, применяемыми для проведения конференции (контроль звука, акустики, распределения сигнала и др.);
• рабочее место переводчика-синхрониста должно быть оснащено пультами синхронного перевода, монитором, на котором отображается видео с действующей камеры, направленной на докладчика. Такой состав оборудования позволяет отслеживать события в помещении и следить за мимикой и жестами выступающего.

Таким образом, полноценный конференц-зал – это не просто помещение для организации массовых встреч. Речь идет о пространстве, призванном сделать процесс коммуникации удобным, информативным. Грамотно оснащенный конференц-зал может похвастаться оборудованием (для настройки изображения, звука, акустики, коммуникации и пр.), которое работает на команду, позволяет не только сэкономить время и средства, вовлечь всю команду в рабочий процесс, но и принести прибыль.