SP-технология для совместной работы над документами

///SP-технология для совместной работы над документами
SP-технология для совместной работы над документами2018-08-29T18:03:40+00:00

Файловый сервер – вчерашний день информационных технологий

Как в условиях всемирного экономического кризиса не просто удержать объемы производства или продажи товаров и услуг, а еще и постоянно их наращивать?

Вопрос, который не дает уснуть практически всем руководителям, отнюдь не риторический – ответ на него существует и он стар, как вся мировая экономика: повысить производительность труда работников предприятия. Каким способом?

Существует великое множество этих самых способов, но в наше время самый актуальный из них – использование современных информационных технологий. Бесспорно, любая компания может похвастать наличием компьютерной техники, но задача руководителя состоит в том, чтобы заставить работать эту технику в нужном предприятию русле, особенно при совместной работе с документами.

Документ – основной способ представления информации на любом современном предприятии. Способность принять решение и вовремя отреагировать на внешние изменения часто зависит от того, насколько разумно организовано управление данными в компании. Вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные  деньги, время и упущенные возможности. Почти всегда документация (исходящие и входящие документы, письма, инструкции, отчеты, проекты и т.д.)  находится на собственных ПК специалистов, а также на файловом сервере в виде общих сетевых дисков. Создание, отправка и поиск этих разномастных файлов и папок занимает значительную часть рабочего времени. Кроме того, совместная работа с ними – невозможна, а изменение файла  и создание копий вносит некоторую путаницу в базу данных.

Современные веб-технологии позволяют громко заявить: файловый сервер – вчерашний день!

Сегодня можно легко и виртуозно изменить процесс взаимодействия сотрудников и обмен информацией с целью управления данными компании.

Windows SharePoint Services

С выходом в свет пакета Windows SharePoint Services (WSS) третьей версии  корпорация Microsoft предоставляет пользователям простые, надежные и эффективные средства для обеспечения совместной работы, управления данными и обслуживания бизнес-процессов, то есть создания единого информационного  пространства  компании.

Применение указанной технологии SharePoint(SP) особенно актуально для малого и среднего бизнеса, таких как:

  • риэлтерские компании
  • кадровые агенства
  • юридические и консалтинговые агенства
  • сервисные службы
  • учебные центры
  • муниципальные учреждения

Службы Microsoft WSS 3.0 и сервер Microsoft Office SharePoint Server (MOSS – в идеале 2007, но можно и 2005 или 2008) дают возможность создания каталогов, узлов групп, порталов, библиотек документов и центров поиска.

SP-технология сохраняет индивидуализированные страницы в базе данных и позволяет передавать содержание списков и библиотек по электронной почте. Эта функция  предоставляет конечным пользователям больше гибкости при обновлении содержимого групповых сайтов. Отправка по электронной почте – особенно удобный способ для мобильных сотрудников, у которых не всегда есть под рукой надежное сетевое соединение.

То есть, SP – не только для стационарного компьютера!

К тому же, служба WSS известна, как «бесплатная версия», поскольку почти всегда операционная система ПК уже включает ее. Экономический эффект от внедрения службы налицо:  лицензию и дополнительное программное обеспечение приобретать не нужно.

Еще один плюс данной технологии – все делается просто и быстро! Внедрить и заставить работать систему – работа на один день. Максимум – два, и еще недельку накиньте на адаптацию сотрудников.  Хотя, приступая к работе, они используют уже приобретенные знания, умения и навыки, то есть дополнительно обучать ваших специалистов  не нужно. Не нужны и специальные технические знания. Интерфейс доступа – хорошо знаком пользователям, не говоря уж об интеграции с выпуском 2007 системы Microsoft Office.

Project_CRM

Нет потребности и в постоянном системном администраторе, поскольку система сконфигурирована таким образом, что обслуживает себя самостоятельно: доступы управляются владельцами ресурсов при автоматическом запросе доступа. Если же сотрудник выполняет работу, пользуясь Интернетом, то стандартный транспортный протокол обеспечит доставку файловой информации.

Таким образом, воспользовавшись нашими услугами вы получаете:

  • Повышение производительности труда на предприятии с помощью новейших веб-технологий

  • Экономия денежных средств – платить за лицензии не надо

  • Управление данными автоматизировано и доступно, как со стационарных компьютеров, так и с мобильных устройств

  • Своевременное систематизированное оповещение об изменениях в файлах

  • Организация потока работ: создание центров поиска, каталогов, библиотек документов и слайдов

  • Защита бизнес-процессов путем установления ограниченного доступа к базе данных для определенных групп

  • Создание блока информации о пользователях (опросы, анкеты)

  • Интерфейс доступа – знакомый и понятный, не требует дополнительного обучения ваших сотрудников

  • Поддержание отличной интеграции с выпуском 2007 Microsoft Office

День-два для развертывания и неделя для привыкания, и, поверьте, ваша компания благополучно забудет о старом способе совместной работы с файлами!

-->